SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN
PT. PERTAMINA (PERSERO)
Disusun oleh :
1. Akbar Ponco P.
2. Donny Darmawan
3. Kurnia Tama
4. M. Fahmi Jamil
5. Rizky Mahesha Agni
Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
2017
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah
yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah
perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya,
sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah
perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Perkembangan sistem informasi
merupakan salah satu tolak ukur kemampuan adaptasi suatu perusahaan terhadap
perkembangan zaman. Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin
ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi dalam perkembangan
sistem informasi agar efektifitas dan tujuan perusahaan serta daya saing
perusahaan dapat terbangun dengan baik. Dalam membangun teknologi dan sistem
informasi, perusahaan memerlukan perubahan yang terus menerus dan
berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara
teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan
sistem informasi merupakan sebuah alat utama yang digunakan sebagai penentu
daya saing suatu perusahaan.
Pentingnya pengembangan sistem
informasi tersebut dapat ditanggapi peusahaan dengan tiga alternatif, yaitu :
membeli aplikasi jadi, insourcing
sistem informasi, dan outsourcing
sistem informasi. Dari ketiga alternatif tersebut, outsourcing merupakan alternatif yang paling tepat untuk diterapkan
bagi perusahaan yang memiliki prosedur yang unik, tetapi memiliki keterbatasan
waktu dan tenaga ahli, serta kedisiplinan anggaran untuk menghasilkan sistem yang standar karena
organisasi modern cenderung bersifat ramping dan mengejar efektifitas dan
efisiensi, sehingga organisasi cenderung untuk lebih fokus kepada core business-nya.
Salah satu contoh perusahaan besar
yang menggunakan sistem outsourcing
dalam penerapan sistem informasi adalah PT. Pertamina. Perusahaan minyak Indonesia
tersebut menerapkan sistem outsourcing dalam
penerapan sistem informasi serta jaringan komunikasi dan database perusahaan,
sehingga segala aktifitas yang terjadi dalam PT. Pertamina tersebut sangat
bergantung kepada sistem informasi outsourcing.
Dengan penerapan outsourcing sistem
informasi tersebut PT. Pertamina mampu menghadapi persaingan global dan
bertahan sampai saat ini.
1.2
Rumusan
Masalah
1.
Apa itu
Sistem Informasi Perusahaan?
2.
Bagaiman
Penerapan Sistem Informasi Perusahaan?
3.
Sebutkan
Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan?
4.
Bagaimana Penerapan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina?
5.
Sebutkan
Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina?
1.3
Tujuan
Penulisan
1.
Untuk
mengetahui Sistem Informasi Perusahaan
2.
Untuk
mengetahui Penerapan Sistem Informasi Perusahaan
3.
Untuk
mengetahui Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
4.
Untuk
mengetahui Penerapan Sistem Informasi di PT. Pertamina
5. Untuk mengetahui Keunggulan dan
Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Informasi Perusahaan
Sistem
informasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis computer yang dapat melakukan
semua tugas akuntansi standatr bagi semua unit organisasi secara terintegrasi
dan terkoordinasi
SIM
Perusahaan saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian
manu faktur , penjualan , pembelian , sumber daya manusia, dan berbagai fungsi
bisnis lain. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan
tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan. tiap unit yang
diproduksi ,dan tiap tindakan tanpa mempengaruhi keseluruhan organisasi.
2.2 Penerapan Sistem Informasi
Perusahaan
Penerapan
SIM perusahaan umumnya berlangsung sekitar dua tahun. Penyebab periode waktu
yang panjang bukan hanya kerumitan dan ruang lingkup proyek tetapi juga
keharusan untuk berurusan dengan sistem warisan . Sistem warisan adalah sistem
yang umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan tetapi dikembangkan
bertahun-tahun lalu dan tidak mencakup teknologi dan metodelogi terbaru.
2.3 Kegagalan Sistem Informasi
Perusahaan
Kegagalan sistem
infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau
diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang dahulu. Ini merupakan
biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar
dan banyak jam kerja dalam proyek SIM perusahaan . Namun kegagalan sistem
informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya
.Organisasi tersebut dapat mencoba lagi .
Organisasi dapat
meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan mengambil
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mengerti
kerumitan organisasi.
2. Mengenali
proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan.
3. Mencapai
consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan.
2.4 Penerapan
Sistem Informasi di PT. Pertamina
Sebagai
salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang
pengolahan minyak dan gas bumi, PT. Pertamina meningkatkan daya saing bisnisnya
dengan menggunakan suatu sistem informasi yang mengitegrasikan seluruh
aktifitas bisnis perusahaan yang disebut dengan Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem informasi ini
meupakan kunci dari segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh PT.
Pertamina mulai dari absen pegawai, komunikasai, transaksi perusahaan, hingga
cuti dan gaji pegawai terintegrasi oleh sistem ini. Kurangnya sumber daya PT.
Pertamina dalam pengadaan sistem ERP membuat perusahaan tersebut melakukan outsourcing sistem informasi ERP. Dalam
penerapan outsourcing tersebut PT. Pertamina menggunakan software MySAP sebagai program ERP mereka.
MySAP
merupakan salah satu aplikasi praktis ERP yang terbesar di dunia. Saat ini
penggunaan sistem ERP dengan label MySAP di terapkan hampir disemua perusahaan
negara di Indonesia. MySAP dipilih oleh PT. Pertamina sebagai outsourcing sistem informasi berupa ERP
karena kemudahan dan kepraktisan penggunaannya bagi karyawan PT. Pertamina.
Kebijakan
PT. Pertamina dalam melakukan outsourcing sistem informasi ERP berupa MySAP
dilakukan dengan pembayaran loyalti untuk subscribe atau berlangganan software
MySAP yang dihitung bedasarkan pada jumlah akun setiap tahunnya. Jumlah akun tersebut merupakan jumlah total
karyawan PT. Pertamina yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal
perusahaan, sehingga PT. Pertamina harus menyediakan anggaran dana yang cukup
besar setiap tahunnya untuk membayar loyalti sistem informasi ERP tersebut.
Keterbatasan
kemampuan dan sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem informasi ERP
tersebut membuat PT. Pertamina bergantung kepada software MySAP sebagai tulag
punggung segala aktifitas transaksi perusahaan. Untuk itu PT. Pertamina dengan
divisi khusus IT-nya yang dikenal dengan CSS atau Cosporate Shared Service
terus mengembangkan berbagai metode sistem ERP pribadi perusahaan sehingga
kedepannya didapat sistem ERP yang paling cocok dengan kegiatan PT. Pertamina
tanpa harus berlangganan dan membayar loyalti, namun rencana tersebut masih sebatas
tingkat pengembangan.
Untuk
meminimalkan biaya berlangganan MySAP, PT. Pertamina melaluyi divisi CSSnya
mengupayakan sistem ID internet. Dengan sistem tersebut satu akun dalam MySAP
dapat digunakan oleh beberapa karyawan dalam satu divisi, sehingga anggaran
biaya berlangganan MySAP tahunan yang dikeluarkan PT. Pertamina dapat
diminimalkan.
2.5 Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing
Sistem Informasi di PT. Pertamina
Penggunaan outsourcing sistem informasi ERP di PT.
Pertamina memberi dampak positif dan negatif bagi perusahaan. secara umum,
dampak positif dari outsourcing sistem informasi tersebut adalah:
1. Data
perusahaan terintegrasi: Dengan outsourcing sistem informasi ERP tersebut
membuat data – data perusahaan menjadi terorganisir dan terintegrasi satu sama
lain, sehingga mempermudah segala aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan
data, transaksi perusahaan, dan monitoring serta evaluasi kegiatan perusahaan.
2. Kegiatan
bisnis perusahaan lebih terfokus: Dengan outsourcing sistem informasi maka PT.
Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan perusahaannya pada kompetensi inti
perusahaan tanpa harus lebih banyak memikirkan sistem informasi perusahaan,
sehingga PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan kerja mereka pada
aktifitas pengeboran dan produksi minyak dan gas.
3. Keamanan data lebih terjamin: Data
dan rahasia perusahaan merupakan hal yang sangat penting, dengan digunakannya
ERP berupa MySAP sebagai sistem informasi yang mengintegrasikan data tersebut
maka komunikasi dan transaksi perusahaan sudah bersifat papper-less atau sudah
tidak lagi menggunakan kertas, sehingga data-data dan rahasia perusahaan akan
tercatat dan terekam secara digital, sistem keamanan data yang disimpan juga
dilindungi oleh firewall yang membuat data lebih sulit untuk diakses maupun
diretas oleh pihak luar.
4. Mempermudah persaingan di pasar
global: Dengan outsourcing sistem informasi mempermudah PT. Pertamina dalam
menghadapi persaingan global, hal ini dikarenakan perkembangan sistem informasi
outsourcing yang diterapkan oleh PT. Pertamina (MySAP) merupakan sistem
informasi yang banyak digunakan di seluruh dunia, sehingga teknologi yang
dimiliki PT. Pertamina merupakan teknologi dengan standar dunia.
Meskipun memiliki berbagai keuntungan dalam penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina, namun masih terdapat beberapa kelemahan dari outsourcing sistem informasi tersebut, diantaranya adalah:
1. Menaikan
anggaran perusahaan: Sistem outsourcing yang diterapkan di PT. Pertamina
merupakan sistem berlangganan (subscribe) dengan periode waktu per tahun.
Perhitungan pembayarannya pun dihitung berdasarkan jumlah akun atau ID yang
digunakan. Banyaknya jumlah pegawai pertamina membuat biaya berlangganan sistem
informasi tersebut menjadi mahal dan meningkatkan anggaran perusahaan.
2.
Terciptanya
ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing: Segenap kemudahan yang
diberikan dari outsourcing sistem informasi membuat seluruh aktifitas bisnis dan
komunikasi perusahaan bergantung kepada sistem informasi tersebut.
Ketergantungan tersebut dapat memberi dampak negatif bagi perusahaan, karena
bila terjadi gangguan sistemik pada perusahaan outsourcing yang mampu merusak
jaringan dari sistem tersebut maka aktifitas kerja dan transaksi perusahaan
dapat terhenti, dan data-data perusahaan juga akan terancam keamanannya.
3. Ketidaksesuaian
fitur yang dibutuhkan: dalam penerapan outsourcing sistem informasi ERP seluruh
aplikasi yang digunakan seragam di seluruh dunia, padahal kebutuhan sistem ERP
tiap perusahaan berbeda-beda, dengan outsourcing sistem informasi tersebut PT.
Pertamina harus mengatur ulang alur kerja perusahaan menyesuaikan dengan sistem
ERP outsourcing.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Sistem
Infomasi Perusahaan adalah sistem berbasis komputer yang dapat melaksanakan
semua tugas standar bagi seluruh unit organisasi secar terintegrasi dan
koordinasi. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah sistem yang memampukan manajemen
berbagai proses internal organisasi. Memperluas konsep tersebut melampaui
batas-batas organisasi melampaui control organisasi sangat memperumit masalah.
Outsourcing sistem informasi yang
digunakan oleh PT. Pertamina adalah sistem informasi ERP yaitu MySAP. Sistem
informasi tersebut digunakan untuk mengatur setiap aktifitas kerja dan
transaksi perusahaan. Dalam kontrak kerjanya pembayaran outsourcing sistem
informasi tersebut dilakukan tiap tahun dengan membayar loyalti untuk setiap ID
atau akun yang digunakan.
Terdapat
kelebihan dan kekurangan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT.
Pertamina, beberapa kelebihannya diantaranya adalah:
1.
Data
perusahaan terintegrasi
2.
Kegiatan
bisnis perusahaan lebih terfokus
3.
Keamanan
data lebih terjamin
4.
Mempermudah
persaingan di pasar global
Beberapa
kelemahan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina
diantaranya adalah:
1.
Menaikan
anggaran perusahaan
2.
Ketergantungan
terhadap sistem informasi outsourcing
3.
Ketidaksesuaian
fitur yang dibutuhkan
3.2 Saran
Penerapan outsourcing dalam
pengembangan sistem dan teknologi informasi oleh perusahaan tetap masih tepat. Namun
perusahaan perlu memperhatikan hal-hal terkait dengan kesuksesan dalam
penerapan outsourcing, atau mungkin dengan opsi lain dengan menggunakan
insourcing, semua ada kelebihan dan kekurangannya. Jika perusahaan tetap menerapkan outsourcing, ada hal-hal
yang harus dilakukan untuk mendapatkan keberhasilan dalam outsourcing IT ini,
yaitu :
·
Menentukan tujuan; tujuan
utama-pengurangan biaya; beberapa tujuan – value for money dan pengembangan
teknologi; manajemen krisis- untuk mengatasi kesulitan keuangan
·
Memahami tujuan dari para
stakeholder
·
Menganalisa tujuan yang telah
ditentukan
·
Menyeleksi vendor outsource
·
Benchmarking
·
Perbaikan internal; staff, system,
proses, etc
·
Menentukan servis yang diinginkan
dari vendor outsource
·
Analisa business case
·
Mentransfer staff
·
Manajemen outsourcing (pengelolaan
outsourcing, pengukuran keberhasilan, pembatasan dan alokasi resiko serta
pengontrolan)
DAFTAR
PUSTAKA
Alamsyah, dkk. “Sistem Informasi Manajemen
Perusahaan”.
http://mbegedut.blogspot.com/2012/10/contoh-makalah-sim-perusahaan.html
http://id.scribd.com/doc/23652804/Sistem-Informasi-Perusahaan
http://reza51.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/03/20/penerapan-outsourcing-sistem-informasi-di-pt-pertamina/
